あなたが文章を書けない理由
わなければなりません。こんな事例を考えてみましょう。出張の結果は全部頭の中に入っています。そのため忘れないうちにすぐ書こうとしますが、まず何から書いて良いのやら混乱するのではないでしょうか。すると、あなたはきっと自分が文章を書くことが苦手であると再認識してしまうでしょう。でもそれは違います。あなたは文章を書くのが苦手というわけではありません。文章を書く取り組み方がよくないのです。文章を書き始めて迷う原因の大半は、書く内容が頭の中に入っていても、何について、どのような順番で書いていくかということを整理せずにいきなり書き始めてしまうことです。これさえ改善されれば、文章はスラスラ書けるようになります。
段取りで8割完成
腕のいい職人さんは、仕事をする上でポイントとなることに「段取り八分(仕事は段取りにより8割はきまる)」といいます。いきなり加工するのではなく、遠回りしているように思われますが、最初にじっくり時間をかけ段取りを決めておきます。加工する手順をきちんと決め、必要な道具を抜かりなく準備し、そしてようやく加工に入るのです。このように段取りを行うことで、作業は円滑にすすんでいきます。そして短時間で良質のものが仕上がります。このことは文章を書いていく上でも当てはまることです。
- 書かなくてはいけないことは何か？
- 一番強調したいことはどんなことか？
- どんな意図と、順番で書いていくか？
など、具体的に書くべき要素や順番などを事前に明確化しておく必要があります。すると、迷いがなく、スラスラと文章が浮かんでくるでしょう。
文章の目的、読み手を確認する
ビジネス文書を書く上で大切なこと「何のために書くか」「誰のために書くか」ということを伝えました。「何を書くか」「どのように書くか」ということを考える前に、まず「何のために書くか」「誰のために書くか」を考えます。これにより、盛り込む要素や書くべき内容のみならず、構成、書き方、様式などが変わってきます。読み手はその筋の専門家であるのならば、専門用語を多用した文章でも問題ありません。経理に提出する出張報告書ならば、かかった費用の記述は必須ですし、関係部署に配るものであれば、出張で必要と判断された伝達事項や改善点などを指示することが必要になるでしょう。
テーマが出張報告書の作成だった場合
テーマが出張報告書の作成だった場合、まず取りかかる作業は、「作成しようとしている出張報告書の目的は？」「読み手は誰になるのか(提出はどこか？)」の2点を考え、明確化しておく必要があります。その文章・文書の狙いやターゲットを明確にしておくようにします。とくにビジネス文書は、読み手に何らかの行動をおこしてもらうように狙いを定めております。文章を読んだ結果として、相手に「出張経費の確認をしてもらう」「業務の三個にしてもらったり、検討してもらう」「関係部門にアクションを起こしてもらうよう期待する」「内容に合わせて準備を行ってもらう」など、さまざまな目的があり、誰が読むのかにより記述するべき内容が異なります。単なる報告なのか、それとも提案でるあるのか、説得であるのかなど、読み手や目的により盛り込む内容や書き方違ってくるのは必然でもあります。
書く要素・手持ち情報(材料)の明確化−手持ちの情報や材料の確認
準備作業としてまず行うことは、文章に書くべき要素・データとして、自分にどのようなものがあるのかを明確化する必要があります。具体的に、手持ちの要素、キーワードを紙に書き出してみると良いでしょう。キーワードと一緒に、なるべくそこに含まれている具体的な要素の書き出しもしておくのが、隙がなく完成度の高い報告書を作成するコツとなります。このときに注意しないといけないことは、自分が書きたい材料のみにとどまらず、読む人の立場に立った要素や材料もしっかり書き出す必要があります。この段階で要素をきちんと洗い出していれば、文章としてはほぼ成功すると思っていただいてよいです。段取り八分のもっとも重要部分です。書き出す内容については、わかっている事実、肉眼で確認した実態、自らの考え、事象、経験、資料、面談相手の意見、問題点、課題などでしょうか。これらを一度全部書き出してみると、これから書こうとしている文章の全体がみえてきます。