盛り込むべき項目の明確化
書き出された要素をみて「その中の類似点およびキーワードを鍵にして」「洗い出された要素の分類を行う」ことです。多くの場合、出張報告書は会社によって決められた様式がありますが、そうした基本情報の他に、出張の内容により書き記すことが絶対に必要な要素であるものもあります。また、出張報告書と異なった様式および項目が決められていない文書もります。その場合、グループ分けを行うのに2通りあります。
「あげられた要素をグループ分けする」
「目的を達するために必要な要素を考え、項目をあげてグループ分けを行う」
という手法です。「あげられた要素をグループ分けする」では、あげられた要素から分ループ分けを行うことになりますが、「目的を達するために必要な要素を考え、項目をあげてグループ分けを行う」では、逆に最終的な出来上がりを想像して必要なグループ項目をあげることになります。
企画書を例にした場合
企画書を作成する場合、どのように項目を作ればよいのかについて、箇条書きしてみましょう。
- 企画の狙い
- 企画が必要な背景
- 企画の内容
- 企画実施の方法
- 必要な費用、投資、体制
- 期待される効果
- 将来の動向
ざっとこんなものですが、アピールする内容に応じて読み手を説得するために必要と思われる要素を書き出し、それぞれに手持ちの内容を当てはめる作業を行うと良いでしょう。たとえば、出張報告に盛り込むキーワードをと要素を思いつく限りに、ノートに書いてみましょう。一通り書き終えた状態は整理されておりません。そこで、改めて出張の内容をじっくり考えながら全体をみて、一つにまとめることの出来るものは整理して、項目名をつける必要があります。この作業を煮詰めていくと、要素の整理された報告書が完成します。
文章の意図および狙いが変化すれば書き方にも変化が現れる
題材が明確になったとしても、文章はまだ書き始めてはいけません。文章を制作する上で意図や切り口、どんな観点から書くか、何のために書くのかにより文章の書き方は大きく異なるためです。単に情報を伝達するものであるのか、情報や知識を基に何らかの意見を表明するものなのか。書いた文章によって読み手を動かそうとするものであれば、読み手に強く行動をアピールするようなデータや内容と構成・文章が必要になるでしょう。ここで重要になることは、「この文章で伝えたいこと、訴えたいこと何であるのか」を明確化することです。たとえば、B社が製造する製品は「品質はいい」と「高価」ということを記述する場合、たった2つの要因ですら、表現の仕方で文章は反対のイメージをもつ結果になってしまいます。
「B社の製品は、品質はよいが、高価である」これのもつイメージは「ネガティブイメージ」です。一方、「B社の製品は、高価であるが、品質はよい」これのもつイメージは「ポジティブイメージ」です。両者の違いがはっきり出ていますよね。