「書きたいことをどのように書くか」ではなく「伝えたいことをどう書くか」
ビジネスで使用する文章では、書きたいことではなく書かなければならないことが重要になってきます。「書きたいことを書く」といういわゆる“作文的”な書き方ではいけません。 ビジネス文書では、以下の2点の思考が求められます。
- 伝えなければならないこととは？
- それをわかりやすく伝えるための記述法
さらにビジネス文章では以下の制約なども含まれます。
- 情報や技術・考え方など、伝えるべき「モノ」がある
- 書き手に「伝える」必要性があり、読み手に「読む」必要性がある
- 書き手、読み手とも時間的な制約がある
- 状況により不可欠な条件がある
良いビジネス文書の条件
ビジネスで使う文章は、仕事をしていく上で必要な情報を必要とする者につたえるためのものといえます。文章を書く人にとっては、それを必要とする人に読ませることで、その人に必要な情報を伝達し、そこから行動が生まれることが求められます。そのために書く人には、伝えたいことを読む人に効率よく、効果的に伝えるためのノウハウが求められます。良い文章の条件を3つのポイントとして紹介しましょう。
必要な情報が含まれていること
文章を誰が読んでもわかりやすく書かれていること、そして、明確に伝えられていることが2つ目のポイントです。
簡潔であること
短い時間で読むことが出来るよう簡潔にまとめられていること、そして、次の行動を起こすための指針となりえることが3つ目のポイントです。
これら3つのポイントを1文で表すと「必要な情報が簡潔にわかりやすくまとめられており、短時間で読むことが出来る文章」となります。
文章が書けないという悩みについて
文章が書けなくて困っていることありませんか？ このケースの最大原因は「何を書いたらよいかわかっていないこと」です。文章を書くという作業は難しく捉えられがちですが、実はそれほど難しいものではありません。むろん、小説や論文などは困難を伴いますが、私たちが仕事でよく目にする一般のビジネス文書においては、求められる必要なことを簡潔にまとめた文章を作るという作業はそれほど難しく考える必要はありません。こうした文章をなかなか書けないのは、「書けない」ということではなく、「書き方を知らない」だけなのです。
何を書くか明確化する
文章が書けないという人たちに共通していることは、「何を」「どのように書いたらいいのか」を明確にしていないということです。明確しないまま文章を書こうとするため、文章が浮かんでこずに、立ち往生してしまうのです。文章を書く前に、何を書くかしっかり明確化する準備さえしておけば、ビジネス文書制作の担当となっても、すらすら書くことが出来るようになるでしょう。「書く前に書きたいことを明確化する」ことは文章を書いていく上でもっとも基本事項でもあるので、しっかり身につけて習慣づけておきましょう。
文章を書く段取りについて
といいましても、なかなか明確化することが難しい方も多いはずです。そこで、ビジネス文書を制作する段取りについて箇条書きしていきましょう。
書く文章のテーマを明確化する
文章を書く目的やターゲット(読み手)を確認する
書く要素の洗い出し
手元の資料や自分の所持している情報・素材など、使えそうなものを列挙します
書く要素を分類
必要な項目に沿って要素をグループに分けます
文章の意図を明確し、文章の核となる部分を決める
自分がもっともアピールしたい部分を決定する
全体をいくつかのブロックに分けてみる
文章の意図に沿っていくつかのブロックに分けます
文章の構成(展開やストーリー)を決定する
狙ったとおりの文章を作成するために、文と文のつながりを確認する
タイトルや見出しづけを行う
書く前に全体像を把握します
文章を書き始めます
上記の順番で文章を書く前の準備を行えば、どんな人でも文章を書くことが出来るようになります。ご覧の通り、何をどのように書けばよいか明確になるためです。迷いが消えた後では、どんな人でも文章を書くことが出来るようになるのです。